Limba de lucru a proiectului este limba engleză.

Înscrierile se fac pe pagina web a proiectului www.CrossBFamilyMatters.eu.

Confirmarea înscrierii și participării se va trimite participantului după ce se primește formularul de înscriere completat și după ce s-a încheiat pregătirea logistică.
Mailul de confirmare va include o fișă cu informații practice care va oferi informații detaliate despre aspectele logistice ale seminarului, și anume: orarul de zbor, cazarea, regulile financiare, etc. Participanții sunt rugați să citească aceste informații cu foarte mare atenție.

Proiectul va acoperi costurile de deplasare internațională și costurile de transport local ale participanților în legătură cu seminarul în cauză.
EIPA are plăcerea de a se ocupa de rezervarea zborurilor dumneavoastră. În acest sens, participanții sunt rugați să transmită către EIPA numele lor așa cum apare pe pașaport și să indice clar orarul preferat de călătorie, de care se va ține cont, în măsura posibilităților, atunci când se vor face rezervările.

Zborul de plecare are loc în ziua dinainte de evenimentul de formare iar zborul de întoarcere este de obicei în a doua zi a seminarului, respectiv în dimineața celei de a treia zi.

Proiectul permite o ședere prelungită de maxim 2 nopți la locația seminarului, dacă prețul biletului cu o dată de sosire mai repede sau cu o dată de plecare mai târzie este fie mai ieftin fie la același preț ca și biletul cu datele de plecare și întoarcere impuse de datele seminarului.

IV.1 Călătoria cu avionul
După cum s-a menționat mai sus, EIPA va lua în considerare, în măsura posibilului, orarul dvs. preferat de călătorie indicat în formularul de înscriere. Dacă participantul nu a indicat niciun orar de călătorie, EIPA va propune un orar de zbor și va stabili un termen limită pentru confirmarea propunerii. Dacă participantul nu trimite nicio înștiințare pentru a cere modificarea biletului, zborurile vor fi rezervate și nu se va mai permite nicio modificare ulterioară.

Toate documentele de călătorie originale, inclusiv cărțile de îmbarcare, trebuie păstrate și trimise dnei Christiane Lamesch.

Proiectul va acoperi și costurile de transfer din aeroporturi. Organizatorul programului se va ocupa, în măsura posibilului, de transferurile în țara de destinație, dar participanții sunt rugați să se ocupe de transferurile în țara de origine și să păstreze costurile la un preț rezonabil.

IV.2 Transport local
Transportul local include transferurile către și de la locația seminarului și, în principiu, se va deconta doar transportul public.

EIPA va rezerva camere de hotel pentru perioada relevantă pe baza orarului de călătorie convenit. Proiectul va acoperi costurile a maxim trei nopți de cazare (inclusiv micul dejun). Orice cheltuială suplimentară (nopți suplimentare, produse minibar, canale TV cu plată, etc) va trebui achitată la recepția hotelului înainte de plecare.

Proiectul va plăti maxim trei cine și trei prânzuri. Pe cât posibil, mesele vor fi rezervate și plătite în avans. Pentru mesele care nu au fost rezervate și plătite de EIPA, participanților li se vor rambursa costurile efective până într-o sumă maximă, ce va depinde de costul vieții în țara gazdă respectivă. Această sumă maximă se regăsește în fișa cu informații practice ce va fi atașată emailului cu confirmarea de participare.
Se vor lua în calcul orice cerințe alimentare deosebite, dacă sunt menționate pe formularul de înscriere.

Vă rugăm să aveți în vedere că acest proiect NU permite acordarea de diurne.

Proiectul va plăti deplasarea internațională a participanților, transferurile de la aeroport și transportul local la și de la locația seminarului (cu transportul public), trei prânzuri și trei cine. Participantul va acoperi orice alte costuri.

Vă rugăm să rețineți că trebuie să trimiteți documentele justificative originale către organizatorul programului/ EIPA pentru orice costuri pentru care solicitați rambursarea, de exemplu bonuri de restaurant, bilete de metro/tren/autobuz.

În acest sens, participanților li se va da o declarație de cheltuieli pe care sunt rugați să o completeze și să o înapoieze organizatorului programului/ EIPA în original, semnată, împreună cu documentele justificative la care face referire, în original (bilete de metro/autobuz, bonuri/facturi de la restaurant, etc.).

Proiectul va include trei evaluări pentru fiecare activitate de formare desfășurată, și anume:

Evaluare înainte de seminar, ce are scopul de a afla mai multe informații despre experiența dumneavoastră cu subiectele acoperite de respectivul eveniment de formare și de a afla dacă aveți întrebări specifice pe care ați vrea să le adresați în timpul evenimentului.

Evaluarea calității

Acest chestionar va conține întrebări cu privire la impresia participanților despre:

• calitatea și/sau utilitatea evenimentului per ansamblu, din perspectiva conținutului și a modului de prezentare.
• valoarea de networking a evenimentului
• relevanța conținutului programului în munca de zi cu zi a participanților
• calitatea conținutului și a modului de prezentare (adică metodologia folosită) a sesiunilor individuale
• utilitatea sesiunilor individuale pentru munca de zi cu zi a participanților
• durata fiecărei sesiuni
• calitatea locației, a organizării, a meselor, a procesului de înscriere, etc.
• comentariile participanților cu privire la subiecte care nu sunt acoperite, sau nu sunt acoperite suficient, în timpul evenimentului
• sugestiile participanților cu privire la subiecte care ar fi trebuit să fie acoperite de eveniment

Formularul de evaluare a calității se găsește în mapa de participare la seminar care va fi oferită la începutul fiecărui seminar. Participanții sunt rugați să dea formularele completate în mod corespunzător dnei Christiane Lamesch înainte de a pleca de la seminar.
În cazul evenimentelor online, chestionarul va fi distribuit pe platforma de formare a EIPA.

Rezultatul evaluării calității va ajuta EIPA să pregătească viitoarele programe de formare.

Evaluarea impactului și a eficacității
Un prim chestionar, care identifică nivelul de cunoștințe și subiectele specifice de interes ale participanților, va fi distribuit înainte de seminar.

Un al doilea chestionar va fi trimis participanților la 2-3 luni după seminar, pentru a afla în ce măsură au putut aplica instrumentele prezentate și dacă formarea primită le-a fost de ajutor în acest context. Evaluarea efectului va lua în considerare în mod deosebit impactul activităților de formare și valoarea adăugată europeană. Participarea participanților la această evaluare va fi foarte apreciată.

Ambele evaluări vor fi online iar rezultatele vor fi incluse într-un raport final către Comisia Europeană.

După trimiterea tuturor documentelor de călătorie în original (cărțile de îmbarcare, bonuri de restaurant și bilete de transport local), se va emite un atestat de participare către participanții la seminarul respectiv.