La langue de travail du projet est l’anglais.

L’inscription doit se faire via le site Web du projet www.CrossBFamilyMatters.eu

La confirmation d’inscription et de participation sera envoyée au participant dès réception du formulaire d’inscription dûment rempli et après que la préparation logistique aura été achevée.
L’e-mail de confirmation comprendra une fiche d’informations pratiques qui fournira des informations détaillées sur la logistique du séminaire, à savoir les horaires de vol, l’hébergement, les règles financières, etc. Les participants sont invités à la lire très attentivement.

Le projet couvrira les frais de voyage internationaux et locaux du participant en relation avec le séminaire en question.
L’IEAP se chargera volontiers de la réservation des vols. À cet égard, les participants sont priés de bien vouloir indiquer leur nom tel qu’il figure sur leur passeport et d’indiquer clairement leur horaire de voyage préféré, qui sera, dans la mesure du possible, pris en compte lors de la réservation.
Le vol aller aura lieu le jour précédant la formation, tandis que le voyage de retour sera généralement effectué le deuxième jour du séminaire ou le matin du troisième jour.

Le projet permet un séjour prolongé de 2 nuits maximum sur le lieu du séminaire, si le coût du billet avec une arrivée plus tôt ou un départ plus tard est soit inférieur, soit identique à celui du billet avec les dates de départ et de retour demandées par les dates du séminaire.

IV.1 Voyage en avion
Comme mentionné ci-dessus, l’IEAP tiendra compte, dans la mesure du possible, de l’horaire de voyage préféré indiqué sur le formulaire d’inscription rempli. Si le participant n’a indiqué aucun horaire de voyage, l’IEAP proposera un horaire de vol et fixera une date limite pour la confirmation de la proposition. Sans autre notification de la part du participant, les vols seront réservés et aucun changement ne sera autorisé.

Tous les documents de voyage originaux, y compris les cartes d’embarquement, doivent être conservés et soumis à Mme Christiane Lamesch.

Le projet couvrira également les frais de transfert depuis et vers l’aéroport. Bien que l’organisateur du programme se charge, dans la mesure du possible, des transferts dans le pays de destination, les participants sont priés de s’occuper de leurs transferts dans le pays d’origine et de maintenir les coûts à un niveau raisonnable.

IV.2 Déplacements locaux
Les déplacements locaux incluent les transferts depuis et vers le lieu du séminaire et seront, en principe, remboursés uniquement sur la base des transports publics.

L’IEAP réservera une chambre d’hôtel pour la période concernée sur la base du programme de voyage convenu. Le projet couvrira les coûts de trois nuitées maximum (petit-déjeuner compris). Toute dépense supplémentaire (nuits supplémentaires, utilisation du minibar, télévision payante, etc.) doit être réglée avec l’hôtel directement avant le départ.

Le projet paiera au maximum trois dîners et trois déjeuners. Les repas seront, dans la mesure du possible, organisés à l’avance et prépayés. Pour tous les repas qui n’ont pas été organisés et payés par l’IEAP, les participants seront remboursés de leurs frais réels jusqu’à un montant maximum qui dépendra du coût de la vie dans le pays hôte. Ce montant maximum est indiqué dans la fiche d’informations pratiques, qui sera jointe au mail de confirmation de participation.

Tout régime alimentaire particulier sera pris en compte, s’il est indiqué sur le formulaire

Veuillez noter que ce projet ne permet PAS le paiement d’indemnités journalières.

Le projet prend en charge les déplacements internationaux des participants, les transferts aéroportuaires et les déplacements locaux vers et depuis le lieu du séminaire (sur la base des transports publics), trois déjeuners et trois dîners. Tous les autres frais devront être couverts par le participant lui-même.

Veuillez noter que pour tous les frais dont les participants demandent le remboursement (tickets de restaurant, billets de métro / train / bus, etc.), les pièces justificatives originales doivent être soumises à l’organisateur du programme/IEAP.

À cet égard, les participants recevront une déclaration de dépenses qu’ils sont priés de compléter et de renvoyer à l’organisateur du programme/IEAP en version originale, dûment signée, accompagnée des originaux des justificatifs de paiement avec les bordereaux de paiement originaux (tickets de métro, de bus, factures de restaurant, etc.).

Le projet comprendra trois évaluations pour chacune des trois activités de formation qui seront organisées, à savoir :

L’évaluation pré-séminaire, dont le but est d’en savoir un peu plus sur votre expérience des sujets couverts par l’événement de formation et de connaître toute(s) question(s) spécifique(s) que vous souhaiteriez voir aborder pendant l’événement.

Évaluation de la qualité

Ce questionnaire demandera aux participants leur impression sur

• La qualité globale et/ou l’utilité de l’événement en termes de contenu et de présentation.
• La valeur de réseautage de l’événement
• La pertinence du contenu du programme par rapport au travail quotidien des participants
• La qualité au regard du contenu et de la présentation (c’est-à-dire la méthodologie utilisée) des sessions individuelles
• L’utilité des sessions individuelles pour le travail quotidien des participants
• La durée de chaque session
• La qualité du lieu, de l’organisation, des repas, du processus d’inscription, etc.
• Les commentaires des participants concernant les sujets non couverts – ou insuffisamment couverts – pendant l’événement
• Les suggestions des participants quant aux sujets qui auraient dû être couverts par l’événement

Le formulaire d’évaluation de la qualité se trouvera dans le dossier du participant qui sera distribué au début de chaque séminaire. Les participants sont priés de remettre les formulaires dûment complétés à Mme Christiane Lamesch avant de quitter le séminaire.
Dans le cas d’un événement en ligne, le questionnaire sera distribué via la plate-forme de formation de l’IEAP.

Les résultats de l’évaluation de la qualité aideront l’IEAP dans la préparation de nouveaux programmes de séminaires.

Évaluation de l’impact et de l’efficacité
Un premier questionnaire, identifiant le niveau de connaissances des participants et les questions d’intérêt spécifiques, sera distribué avant le séminaire.

Un deuxième questionnaire sera envoyé aux participants environ 2 à 3 mois après le séminaire dans le but de savoir dans quelle mesure ils ont pu appliquer les instruments présentés et si la formation reçue a été utile dans ce contexte. L’évaluation des effets tiendra compte en particulier de l’impact des activités de formation et de leur valeur ajoutée européenne. La participation des participants à cette évaluation sera très appréciée.

Les deux évaluations sont basées sur le web et les résultats seront inclus dans le rapport final à la Commission européenne.

Sur présentation de tous les documents de voyage originaux (cartes d’embarquement, tickets de restaurant et de transport local), un certificat de participation sera envoyé à tous les participants au séminaire concerné.