Językiem roboczym projektu jest język angielski.

Rejestracja odbywa się przez stronę internetową projektu www.CrossBFamilyMatters.eu.

Potwierdzenie rejestracji i uczestnictwa będzie wysyłane uczestnikom po otrzymaniu wypełnionego formularza rejestracji oraz po zakończeniu przygotowań logistycznych.
Do emaila z potwierdzeniem będzie załączony informator ze szczegółami na temat logistyki seminarium tj. rozkładu lotów, zakwaterowania, zasad finansowych itp. Uprzejmie prosimy o dokładne zapoznanie się tymi informacjami.

W ramach projektu zostaną pokryte koszty podróży krajowej i zagranicznej uczestników związane z danym seminarium.

EIPA z przyjemnością zarezerwuje dla Państwa loty. W związku z tym prosimy uczestników o podanie nazwiska widniejącego w paszporcie oraz wyraźne wskazanie preferowanego planu podróży. W miarę możliwości uwzględnimy go podczas dokonywania rezerwacji.

Przylot przewidziany jest w przeddzień szkolenia, natomiast podróż powrotna przeważnie ma miejsce w drugim dniu seminarium lub rano trzeciego dnia.

W ramach projektu dozwolone jest wydłużenie pobytu o co najwyżej 2 noce w miejscu, gdzie odbywa się seminarium, o ile cena biletu z wcześniejszą datą przylotu lub późniejszą datą wylotu jest niższa albo równa cenie biletu w datach wynikających z terminu seminarium.

IV.1 Podróż samolotem
Jak wspomniano powyżej, EIPA w miarę możliwości weźmie pod uwagę wybrany plan podróży podany w formularzu rejestracyjnym. Jeżeli uczestnik nie wskaże swoich preferencji, EIPA zaproponuje harmonogram lotów oraz wyznaczy termin na przyjęcie propozycji. Przy braku dodatkowego powiadomienia ze strony uczestnika, loty zostaną zarezerwowane bez możliwości zmiany.

Wszystkie oryginały dokumentów podróży, w tym kart pokładowych, należy zachować i przekazać pani Christiane Lamesch.

Koszty transferów lotniskowych również zostaną pokryte w ramach projektu. Organizatorzy w miarę możliwości zapewnią transfery w kraju docelowym, natomiast uczestnicy proszeni są o zorganizowanie transferu w kraju wyjazdu oraz o utrzymanie kosztów w rozsądnych granicach.

IV.2 Przejazdy lokalne
Przejazdy lokalne obejmują transfery do i z obiektu, w którym odbywa się seminarium i co do zasady zwrot tych kosztów następuje wyłącznie za przejazdy środkami komunikacji publicznej.

EIPA rezerwuje zakwaterowanie w hotelu na okres zgodny z ustalonym planem podróży. W ramach projektu pokrywane są koszty maksymalnie trzech noclegów (wraz ze śniadaniem). Wszelkie dodatkowe opłaty (dodatkowe noclegi, korzystanie z minibaru, płatnej telewizji itp.) należy uregulować bezpośrednio w hotelu przed wyjazdem.

Ze środków projektu sfinansowane będą maksymalnie 3 kolacje i 3 obiady. Gdy będzie taka możliwość, posiłki zostaną zamówione z wyprzedzeniem i opłacone z góry. W przypadku posiłków niezorganizowanych i nieopłaconych przez EIPA, uczestnicy otrzymają zwrot faktycznie poniesionych kosztów do kwoty maksymalnej, która będzie zależała od kosztów życia w danym kraju goszczącym. Kwota maksymalna zostanie podana w informatorze dołączonym do emaila potwierdzającego uczestnictwo.

Zapotrzebowanie na specjalną dietę będzie uwzględnione, o ile zostanie wskazane w formularzu rejestracji.

Informujemy, że ten projekt NIE przewiduje możliwości wypłaty diet.

W ramach projektu pokryte zostaną koszty podróży zagranicznej uczestników, transfery lotniskowe oraz przejazdy lokalne do i z obiektu, w którym odbędzie się seminarium (środkami transportu publicznego), trzy obiady i trzy kolacje. Pozostałe koszty uczestnicy pokrywają we własnym zakresie.
Uprzejmie informujemy, że w przypadku ubiegania się o zwrot jakichkolwiek kosztów, tj. rachunków za posiłki w restauracji, biletów na metro/pociąg/autobus itp. wymagane jest przedłożenie organizatorowi/EIPA oryginalnych dokumentów.
Z tego względu uczestnicy otrzymają oświadczenie o poniesionych kosztach, które trzeba będzie wypełnić, podpisać i przekazać organizatorowi/EIPA w oryginale, wraz z dołączonymi oryginalnymi dowodami opłat (bilety na metro, bilety autobusowe, rachunki/paragony z restauracji itp.).

W projekcie przewidziane są trzy etapy oceny każdego z przeprowadzanych szkoleń, czyli:

Rozpoznanie poprzedzające seminarium mające na celu uzyskanie informacji na temat Państwa doświadczeń związanych z tematami poruszanymi na danym szkoleniu oraz ustalenie konkretnych zagadnień, które powinny zostać omówione podczas szkolenia.

Ocena jakości
Kwestionariusz będzie zawierał pytania na temat wrażeń uczestników dotyczących:

• Ogólnej jakości i/lub użyteczności wydarzenia pod względem treści i jej przekazania
• Wartości wydarzenia pod kątem tworzenia sieci kontaktów
• Powiązania treści programu z codzienną pracą uczestników
• Jakości pod względem treści i prowadzenia (tzn. zastosowanej metodologii) poszczególnych sesji
• Przydatności sesji indywidualnych w codziennej pracy uczestników
• Czasu trwania każdej sesji
• Jakości obiektu, w którym odbywało się wydarzenie, organizacji, posiłków, procesu rejestracji, itp.
• Uwag uczestników co do tematów, które nie zostały omówione lub zostały omówione w niewystarczającym stopniu podczas wydarzenia
• Sugestii uczestników co do tematów, które powinny być poruszone podczas wydarzenia

Formularz oceny jakości znajduje się w materiałach dla uczestników, które będą rozdawane na początku każdego seminarium. Uczestnicy proszeni są o przekazanie rzetelnie wypełnionych formularzy do pani Christiane Lamesch przed opuszczeniem seminarium.
W przypadku spotkań online, kwestionariusz zostanie przekazany za pośrednictwem platformy szkoleniowej EIPA.

Wynik przeprowadzonej oceny jakości pomoże EIPA w opracowaniu programów kolejnych seminariów.

Ocena wpływu i skuteczności
Jeszcze przed seminarium zostanie rozesłany pierwszy kwestionariusz, który określi poziom wiedzy uczestników oraz konkretne interesujące ich zagadnienia.

Drugi kwestionariusz zostanie wysłany do uczestników około 2-3 miesięcy po seminarium, aby ustalić, w jakim stopniu byli oni w stanie zastosować przedstawione rozwiązania oraz czy odbyte szkolenie było w tym względzie pomocne. Ocena rezultatów będzie w szczególności ukierunkowana na efekty szkoleń i ich europejską wartość dodaną. Udział uczestników w tej ocenie będzie niezmiernie pomocny.

Obie oceny będą przeprowadzane przez internet, a ich wyniki zostaną włączone do raportu końcowego dla Komisji Europejskiej.

Po przedłożeniu wszystkich oryginalnych dokumentów podróży (karty pokładowe, rachunki za posiłki w restauracji i lokalny transport), wszystkim uczestnikom seminarium zostaną przesłane certyfikaty uczestnictwa.